Planificación de proyectos

Todos los profesionales y todas las empresas deberían, en teoría, planificar sus actividades en función de los objetivos que deseen alcanzar a nivel estratégico. ¿Por qué uno debería empeñarse en planificar? En primer lugar, la planificación permite saber qué debemos hacer para lograr la meta establecida. Al planificar, determinamos el tiempo que vamos a tardar en alcanzar la meta, los recursos materiales y humanos que se necesitan y, por último, los instrumentos que nos permiten llevar un control de lo que vamos desarrollando, para, en la medida en la que nos alejemos de lo que queremos lograr, podamos tomar medidas ya sean correctivas; ante un descontrol no previsto, o preventivas; ante lo que se podría venir si no tomamos ninguna acción.

Generalmente, en el mundo de la prestación de servicios lingüísticos, la planificación se podría llevar a cabo en función de proyectos que permiten obtener productos, servicios o resultados únicos que no se volverán a repetir. Por supuesto, también está la planificación del día a día, pero siempre se empezará por la planificación de los proyectos, sino es como difícil planificar el día a día.

 Hasta cierto punto, podríamos estar claros sobre qué es la planificación y por qué lo hacemos. Ahora bien, el cómo se planifica es en donde radica el problema. Existen tantas interpretaciones de cómo se deberían planificar un proyecto, la producción de un producto o la prestación de un servicio como planificadores o directores de proyectos existan. Por eso, si hacemos una búsqueda sobre qué tecnología deberíamos utilizar a la hora de planificar y administrar proyectos, nos encontraremos con un gran abanico de opciones. 

En líneas generales, se puede señalar que existen programas de planificación de proyectos para trabajadores independientes (freelancers), microempresas, pequeñas y medianas empresas y grandes empresas. También, existen programas que se utilizan en distintas áreas del conocimiento y programas de planificación diseñados en función del flujo de procesos de un área del conocimiento determinada. Otro aspecto sobre el abanico de opciones que existen a la hora de planificar es que existen programas de licenciamiento, de software libre, de código abierto y de servicio de sofware (SAAS, por sus siglas en inglés). ¡Qué complicado!

Ahora bien, ¿cuáles son los programas de planificación para el sector lingüístico? Es decir, ¿qué programas de planificación podríamos utilizar al momento de prestar servicios de traducción y localización, desarrollar investigaciones en lingüística o filología o prestar el servicio de capacitación en lenguas extranjeras? He aquí mi pequeña clasificación.

Hojas de cálculo

Cuando empiezo a dictar el módulo de tecnología para planificación de proyectos de traducción, utilizo una hoja de cálculo, con la que puedo enseñar, desde un punto de vista práctico, los fundamentos teóricos detrás de la planificación. Si bien es cierto que la hoja de cálculo no se ha diseñado para la planificación, es una herramienta sencilla y económica para planificar pequeños proyectos o que requieran de muy pocos recursos humanos. En este caso, se puede crear una plantilla con varias hojas. Cada hoja permitiría registrar información sobre las actividades a ejecutar, los recursos materiales y humanos a utilizar y controlar los avances y del proyecto y el manejo de los recursos. MS Excel, OpenOffice.org Calc y la hoja de cálculo de Google Drive son tres opciones de este tipo de programa. Cabe agregar que, si se utiliza la hoja de cálculo de Google Drive, el documento se podría compartir con el resto del equipo de trabajo, lo que incentiva la participación y el intercambio de ideas de una forma más dinámica a la hora de que un equipo, cuyos miembros estén ubicados en diferentes partes del mundo, tengan que tomar decisiones.

Sistemas de administración de bases de datos

Existen los sistemas de administración de bases de datos que se han diseñado para almacenar, recuperar y procesar la información de forma organizada. Estos programas permiten almacenar gran cantidad de información y extraer y reorganizar rápidamente la información que se requiere obtener. En el caso de un traductor, puede crear tablas de clientes, proyectos, presupuestos, etc. Lo bueno de estos programas es que uno mismo puede crear su propio sistema de administración de información. Pienso que en este caso, se debería tener un poco de conocimientos de programación, pues en algún momento se podrían necesitar para personalizar al máximo la base de datos creada.

Dos de los sistemas de los que más escucho son MS Access (programa de licenciamiento tradicional) y MySQL (este sistema es de código abierto y para servidores). También existe, aunque tiene algunas fallas, el programa de software libre OpenOffice.org Base.

Programas genéricos de planificación de proyectos

 Los programas genéricos de planificación de proyectos permiten planificar y administrar proyectos de todos los tamaños y permiten establecer con claridad cuáles son las actividades a desarrollar, cuáles son los recursos humanos a emplear. Además, se podrá saber cuántas actividades ejecuta cada una de las personas que participan en el proyecto. También, se puede ver, en un diagrama de Gantt, cuánto tiempo se tardará en desarrollar cada una de las actividad que se ha incluido en la planificación. En un diagrama de PERT, se pueden ver cuáles son las actividades previas que se tienen que ejecutar antes de una actividad determinada. También se puede ir modificando el estado de cada actividad. Se puede indicar cuál se ha terminado o cuál está todavía a la mitad. También se pueden establecer fechas de inicio y de culminación. Por último, se podrá saber cuál es la ruta más corta para terminar el trabajo.

Entre los programas con licencia de este grupo tenemos el archiconocido MS Project. Como herramientas de software libre, les puedo mencionar LibreProject, que es muy parecido a MS Project, además de GanttProject y GanntPV, entre otros. Entre las opciones de servicio de software (SAAS), también existen programas genéricos de planificación como SmartSheet, Podio, Zoho y Basecamp, entre otros cientos de propuestas. Como estamos en la era de los dispositivos móviles, las propuestas genéricas de planificación de proyectos buscan ofrecer la posibilidad a los usuarios de que puedan planificar y administrar cada proyecto a través de tabletas o de teléfonos celulares inteligentes.

Programas de planificación para el mundo de la traducción

En este punto, podemos hacer una distinción entre programas para freelancers y programas para empresas de traducción. Para el mundo de los freelancers, está un programa muy conocido llamado Translation Office 3000. Este más bien no es un programa de planificación de proyectos en sí, sino un programa de administración, que permite, entre otras cosas, saber quiénes son los clientes, a quienes se les ha traducido, en qué idioma, qué cliente ha pagado y que cliente no. No es una herramienta en la que se establezcan todas las actividades a ejecutar por proyecto, tal y como se haría en los programa de planificación genérica de proyectos, pero es que quizás un traductor freelance tiene varios encargos pequeños de traducción, que no ameritan la planificación por actividades a ejecutar por cada encargo de traducción, sino más bien, en función del día a día y de los proyectos que tenga en cola. También funciona como un programa que genera presupuestos y facturas.

Dentro del mundo de las empresas de traducción se clasifican los programas según el tamaño de la empresa, la cantidad de directores de proyectos o de miembros del equipo de proyectos o la cantidad de documentación a compartir . Otro de los aspectos a tomar en cuenta es si el programa se ofrece como servicio en la nube ( o si es un programa ya sea de licenciamiento o software libre o de código abierto que se instala en el servidor del cliente.

Las características principales de estos programas es que cuentan con módulos para la administración de proyectos según clientes, combinación lingüística, roles dentro del servicio de traducción, tales como traductor, revisor y administrador de proyectos, actividades a ejecutar, división de tareas, generan estadísticas y algunos cuentan con funcionalidades de control de calidad, mientras que otros integran módulos de administración y hasta pueden contar con la función para compartir documentos e intercambiar correos electrónicos.

Actualmente los sistemas de planificación de proyectos adaptados al servicio de traducción más conocidos son: Projetext (para servidores), Project-open (también para servidores y, además, software libre), QuaHill (programa de gestión del servicio de traducción, más que sólo de planificación, de licenciamiento tradicional para traductores, pequeñas y medianas empresas de traducción), Vitroff (sistema de software libre basado en la web), Translation Projex (servicio de software (SAAS)), Plunet (sistema basado en la web), Translation Business Management System (es tanto un sistema basado en la web como un sistema de licenciamiento tradicional para servidores), Online Translation Manager (servicio de software) y Multitransprism (sistema de licenciamiento tradicional para servidores que integra la planificación de proyectos y la gestión terminológica y de memorias de traducción).

Para terminar este apartado, cabe destacar que también se está tratando de integrar el módulo de planificación de proyectos en los sistemas de traducción asistida por computadora (TAC). Un par de ejemplos son los servicios de software de traducción asistida por computadora (TAC) Wordbee.y XTM.

Programas de planificación de proyectos para la investigación

En este caso, observo que en la mayoría de los casos se tiene que recurrir a  programas genéricos de planificación de proyectos. Sin embargo, me pareció muy interesante el servicio de planificación de proyectos en la nube llamado Quadrant Project Management Software for Researchers. Si bien está diseñado más para el mundo científico, pienso que podría adaptarse al mundo de la investigación lingüística y filológica.

Programas de planificación para la docencia de lenguas extranjeras

En el caso de la planificación para para la enseñanza de lenguas extranjeras se utilizan programas genéricos para la planificación de la enseñanza. En cuanto a la planificación de la enseñanza, una de las cosas que se toma en cuenta es el nivel al que se va a enseñar, pues no es lo mismo la planificación de objetivos para primaria que para secundaria o la universidad. También, en esta área de especialización, se toma en cuenta el registro de los estudiantes y parte del control se da no sólo en función de si se dictó o no el objetivo, sino también tomando en cuenta los resultados obtenidos por cada estudiante en sus evaluaciones y si los objetivos a lograr son coherentes con el programa curricular establecido para la materia.

Para culminar, observé que también varía mucho el dispositivo a través del cual se planifique. Veo que en el mundo de la traducción se busca crear propuestas de planificación más en la nube o para instalarse en un servidor. En el caso de la planificación genérica, muchos servicios de planificación de proyectos en la nube, también son compatibles con distintos tipos de dispositivos móviles. En el caso de la educación, existen aplicaciones especificas para Ipad, tales como Planboard. Otras aplicaciones de planificación escolar son Planbook (servicio de software), Planbook Edu.com (servicio de software), Coreplanner (servicio de software gratuito para primaria y secundaria).

En fin, la planificación de proyectos es todo un mundo, así como también la oferta tecnológica que actualmente el mercado ofrece al respecto. Recuerden siempre que la tecnología no es el fin, sino el medio. En este caso, necesitamos planificar, para estar claros en dónde estamos, a dónde queremos ir, cómo podemos llegar y qué hacer cuando estamos tan lejos de llegar. La planificación se puede plasmar en una simple hoja de papel, pero la tecnología se hará necesaria, en la medida en la que lo que planifiquemos se vuelva más complejo e involucre un gran número de variables.

¡Un saludo para todos!